Wenn Verwaltung jedes Jahr wieder Zeit kostet.
Ein Mehrfamilienhaus mit fünf Mietern. Überschaubar, sollte man meinen. Trotzdem verursachten Heizkostenabrechnungen, Mietzinsanpassungen, Mieterwechsel und Korrespondenz jedes Jahr wieder viel Handarbeit. Dafür entstand eine eigene kleine Webanwendung.
Ausgangslage
Ein Unternehmen besitzt zusätzlich ein Mehrfamilienhaus mit fünf Mietern.
Die Verwaltung gehört aber nicht zum eigentlichen Tagesgeschäft.
Mieterdaten, Heizkostenabrechnungen, Mietzinsanpassungen und Korrespondenz mussten deshalb immer wieder neu zusammengesucht, geprüft und mit Excel oder einzelnen Dokumenten bearbeitet werden.
Problem
Gerade weil diese Arbeiten nicht täglich gemacht werden, kostet jedes Thema wieder Zeit.
Was gilt aktuell beim Referenzzinssatz?
Wie werden Heizkosten bei einem Mieterwechsel korrekt aufgeteilt?
Welches Schreiben gehört zu welchem Mieter?
Welche Grundlage wurde beim letzten Mal verwendet?
Und Fehler in der Mieterkorrespondenz oder bei Abrechnungen können schnell unangenehm werden.
Lösung
Aus Papierordnern, einzelnen Dateien und manueller Recherche wurde eine zentrale Anwendung mit Datenbank.
Mieterdaten, Verträge und Korrespondenz sind heute digital abgelegt und jederzeit nachvollziehbar. Der Verlauf pro Mieter bleibt erhalten, statt Informationen in Ordnern und einzelnen Dokumenten zu suchen.
Der grösste Vorteil liegt aber im geführten Ablauf:
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integrierte Checkliste für wiederkehrende Aufgaben
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menügeführte Arbeitsschritte
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direkte Verknüpfung zu offiziellen Quellen
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aktueller Referenzzinssatz und Landesindex können geprüft und übernommen werden
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die bestätigten Werte können direkt für Berechnungen verwendet werden
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Heizkosten, Mietzinsanpassungen und Korrespondenz bauen auf denselben hinterlegten Daten auf
Mitdenken gehört zur Lösung
Nicht nur digitalisieren, was schon da ist. Sondern prüfen, was den Ablauf zusätzlich einfacher, sicherer und nachvollziehbarer macht.
Meine Stärke liegt darin, komplexe Aufgaben strukturiert und analytisch zu zerlegen und daraus praktikable Lösungen zu entwickeln. Genau das ist in vielen Jahren Beratung und Schulung immer wieder gefragt gewesen.
Die Anwendung speichert deshalb nicht nur Daten. Sie bewahrt auch das Vorgehen. Gerade bei Aufgaben, die nur gelegentlich anfallen, muss nicht jedes Mal neu recherchiert werden, wie vorzugehen ist.